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E- Procurement

Vielleicht sagen Sie, E-Procurement, das ist für mich ein alter Hut. Dann können Sie an dieser Stelle mit dem Weiterlesen aufhören. Vielleicht sagen Sie, an Kostensenkungen bin ich immer interessiert, aber ich hasse Anglizismen. Dann sollten Sie unbedingt weiterlesen.


E-Procurement

Wir möchten den Begriff E-Procurement für Sie entzaubern und Ihnen trotzdem aufzeigen, wie Ihr Betrieb oder Ihre Organisation in erheblichem Maße Kosten einsparen kann. Grundvoraussetzung ist, dass bei Ihnen 20 oder mehr Büromitarbeiter beschäftigt sind. Nach oben gibt es keine Grenzen. Ganz im Gegenteil, je mehr Bestellungen Sie pro Jahr tätigen müssen, desto mehr Einsparungspotenzial gibt es.

Die Welt der Beschaffer hat den Begriff E-Procurement als Stellvertreter für eine Optimierung des Beschaffungsprozesses gewählt. E-Procurement meint nichts anderes als einen schlanken, optimierten Bestellprozess, der elektronisch abgebildet wird.

Lohnt es sich, sich damit zu befassen? Das müssen Sie für sich selbst entscheiden. Um Ihnen die Entscheidung leichter zu machen, sollten wir über C-Artikel und Zahlen sprechen. 


C-Artikel = Consumables

Schon wieder ein Anglizismus. Consumables ist das englische Wort für Verbrauchsmaterial. Wir sprechen also über einen immer wiederkehrenden Bedarf an kleinpreisigen Produkten, die permanent aus Neue beschafft werden müssen. Dabei beschränken sich die C-Artikel nicht nur auf den klassischen Bürobedarf. Es kann sich genauso um Glühbirnen, Hygieneartikel oder Kaffeepads handeln.


Wo sind die Kosten?

Schlaue Köpfe haben ausgerechnet, dass ein Bestellprozess in einem Unternehmen zwischen € 80 und € 125 Kosten verursacht. Damit ist nicht der Warenkorb gemeint, sondern die reinen Prozesskosten. Das Lesen und Vergleichen von Katalogen, das Stöbern nach Schnäppchen im Internet, das buchhalterische Anlegen und Pflegen vieler Lieferanten, das Anfordern in der Einkaufsabteilung, die Genehmigung durch Budgetverantwortliche, die Wareneingangskontrollen, usw. kosten intern eine immense Summe an Zeit- und Personalressourcen. All das, was bei der Beschaffung von Investitionsgütern Sinn macht, führt die Bestellung von C-Artikeln ad absurdum, weil die Kosten häufig den Wert des Warenkorbs übersteigen.

Wo sind die Einsparungen?

Eben die schlauen Köpfe, die die Prozesskosten des analogen Bestellprozesses in ihren Unternehmen analysiert und beziffert haben, sind zu dem Ergebnis gekommen, dass ein schlanker, effizienter, elektronischer Bestellprozess zwischen € 35 und € 40 Einsparung pro Bestellung bringen kann. Peanuts sagen Sie? Wenn aus einem Betrieb oder einer Organisation die Beschaffungsstelle drei Anforderungen pro Tag erreichen und man diese Zahl mit zweihundert Arbeitstagen multipliziert und man diese Zahl wiederum mit vierzig Euro Einsparung multipliziert, dann reden wir über erhebliche Summen pro Jahr.

Wie wird der Prozess schlank?

Um den Prozess schlank zu bekommen brauchen wir ein sogenanntes Kernsortiment, welches wir gemeinsam mit Ihnen definieren. Das Kernsortiment beinhaltet die C-Artikel, die Sie immer wiederkehrend bestellen. Ob es sich dabei um Büromaterial, den Bedarf für Ihren Konferenzraum oder die Waschraumhygiene handelt, spielt keine Rolle. Ihr Kernsortiment wird für Sie von uns mit Sonderkonditionen hinterlegt, auf der Bestellplattform eingespielt und für die Nutzer sichtbar gemacht. Danach analysieren wir zusammen Ihren Bestellprozess und bilden ihn elektronisch ab. Unsere Aufgabe ist das maßgeschneiderte Einrichten Ihrer Bestellplattform, die wir Ihnen online zur Verfügung stellen. Ihre Aufgabe ist es, Ihre Mitarbeiter und Kollegen anzuhalten, sich auf die Produkte des Kernsortiments zu konzentrieren. Nach dieser Implementierung kann es losgehen mit den Einsparungen für Sie.

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