Wir möchten den Begriff E-Procurement für Sie entzaubern und Ihnen trotzdem aufzeigen, wie Ihr Betrieb oder Ihre Organisation in erheblichem Maße Kosten einsparen kann. Es gilt, je mehr Bestellungen Sie pro Jahr tätigen müssen, desto mehr Einsparungspotenzial gibt es.

Die Welt der Beschaffer hat den Begriff E-Procurement als Stellvertreter für eine Optimierung des Beschaffungsprozesses gewählt. E-Procurement meint nichts anderes als einen schlanken, optimierten Bestellprozess, der elektronisch abgebildet wird.

Lohnt es sich, sich damit zu befassen? Das müssen Sie für sich selbst entscheiden. Um Ihnen die Entscheidung leichter zu machen, sollten wir über C-Artikel und Zahlen sprechen. 

Schon wieder ein Anglizismus. Consumables ist das englische Wort für Verbrauchsmaterial. Wir sprechen also über einen immer wiederkehrenden Bedarf an kleinpreisigen Produkten, die permanent aus Neue beschafft werden müssen. Dabei beschränken sich die C-Artikel nicht nur auf den klassischen Bürobedarf. Es kann sich genauso um Glühbirnen, Hygieneartikel oder Kaffeepads handeln.

Schlaue Köpfe haben ausgerechnet, dass ein Bestellprozess in einem Unternehmen zwischen 100€ und 300€ Kosten verursacht. Damit ist nicht der Warenkorb gemeint, sondern die reinen Prozesskosten. Das Lesen und Vergleichen von Katalogen, das Stöbern nach Schnäppchen im Internet, das buchhalterische Anlegen und Pflegen vieler Lieferanten, das Anfordern in der Einkaufsabteilung, die Genehmigung durch Budgetverantwortliche, die Wareneingangskontrollen, usw. kosten intern eine immense Summe an Zeit- und Personalressourcen. All das, was bei der Beschaffung von Investitionsgütern Sinn macht, führt die Bestellung von C-Artikeln ad absurdum, weil die Kosten häufig den Wert des Warenkorbs übersteigen.

Eben die schlauen Köpfe, die die Prozesskosten des analogen Bestellprozesses in ihren Unternehmen analysiert und beziffert haben, sind zu dem Ergebnis gekommen, dass ein schlanker, effizienter, elektronischer Bestellprozess um die 100€ Einsparung pro Bestellung bringen kann. Peanuts sagen Sie? Wenn aus einem Betrieb oder einer Organisation die Beschaffungsstelle drei Anforderungen pro Tag erreichen und man diese Zahl mit zweihundert Arbeitstagen multipliziert und man diese Zahl wiederum mit vierzig Euro Einsparung multipliziert, dann reden wir über erhebliche Summen pro Jahr.

Um den Prozess schlank zu bekommen brauchen wir ein sogenanntes Kernsortiment, welches wir gemeinsam mit Ihnen definieren. Das Kernsortiment beinhaltet die C-Artikel, die Sie immer wiederkehrend bestellen. Ob es sich dabei um Büromaterial, den Bedarf für Ihren Konferenzraum oder die Waschraumhygiene handelt, spielt keine Rolle. Ihr Kernsortiment wird für Sie von uns mit Sonderkonditionen hinterlegt, auf der Bestellplattform eingespielt und für die Nutzer sichtbar gemacht. Danach analysieren wir zusammen Ihren Bestellprozess und bilden ihn elektronisch ab. Unsere Aufgabe ist das maßgeschneiderte Einrichten Ihrer Bestellplattform, die wir Ihnen online zur Verfügung stellen. Ihre Aufgabe ist es, Ihre Mitarbeiter und Kollegen anzuhalten, sich auf die Produkte des Kernsortiments zu konzentrieren. Nach dieser Implementierung kann es losgehen mit den Einsparungen für Sie.

1. Kosten sparen durch Mengenbündelung

Mit einem zentralen Lieferanten und einem festgelegten Kernsortiment profitieren Sie von günstigeren Einkaufspreisen und sparen durch Bündelung der Bestellungen.

2. Transparente Bestellungen und Kosten

Behalten Sie den Überblick über alle Bestellungen, sehen Sie genau, welche Organisation welche Produkte bestellt hat und welche Artikel am häufigsten benötigt werden. Unsere Lösung bietet Ihnen eine klare Übersicht und erleichtert die Budgetplanung.

3. Zentrale Verwaltung und einfache Prozesse

Verwalten Sie alle Bestellungen in einem System! Zuständige Mitarbeiter melden sich einfach mit ihrer E-Mail-Adresse an und können nach dem festen Sortiment suchen oder Bestelllisten anlegen. Keine verwirrende Kommunikation mit mehreren Lieferanten mehr – ein zentraler Ansprechpartner genügt.

4. Kein Versandkostenaufwand

Durch die Festlegung eines Einkaufsmindestbestellwertes fallen keine Versandkosten mehr an, was zu zusätzlichen Einsparungen führt.

Kundennummern & Kostenstellen: Jede Organisation erhält eine spezifische Kundennummer oder Kostenstelle, sodass Bestellungen einfach zugeordnet werden können.

Feste Preise & Kernsortiment: Vereinbarte Einkaufspreise für alle Organisationen der Diakonie sorgen für einheitliche und faire Bedingungen – ohne Überraschungen.

Einkaufsberechtigung: Nur berechtigte Mitarbeiter können Bestellungen für Ihren Zuständigkeitsbereich aufgeben, sodass Sie stets die Kontrolle behalten.

Transparente Bestellhistorie: Alle Bestellungen sind jederzeit nachvollziehbar – für eine einfache und effiziente Verwaltung.

Das alles ist mit speziellen auf ihre Bedürfnisse abgestimmten Anpassung in unseren regulären Online-Shop abbildbar.

Signifikante Kostensenkung durch Bündelung von Bestellungen und festgelegte Einkaufspreise.

Mehr Transparenz bei den Bestellungen und Ausgaben – perfekt für die Buchhaltung.

Einfache Handhabung mit einem zentralen Lieferanten und einer klaren Benutzeroberfläche.

Zukunftssicherheit: Ein skalierbares System, das mit Ihrer Organisation wächst.

Alle Arbeitswohlfahrt-Organisationen: Von der Schwangerenberatung bis hin zur Jugendhilfe oder Kitas – jedes Team profitiert von einer einfacheren und transparenteren Einkaufsabwicklung.

Buchhaltung und Finanzabteilungen: Durch die vereinfachte Rechnungsstellung und die transparente Dokumentation können Budgets effizienter verwaltet werden.

Einkäufer und Verwaltungsabteilungen: Keine Verwaltung von vielen Lieferanten und keine Suche nach den besten Preisen – alles an einem Ort.