Success Story: Effizienter E-Procurement-Prozess beim Caritasverband Mainz e.V.
Herausforderung:
Der Caritas stand vor der Herausforderung, einen transparenten und effizienten Beschaffungsprozess für alle ihre Einrichtungen zu implementieren. Ziel war es, den Einkauf für die verschiedenen Einrichtungen wie Sozialstationen, Schwangerenberatung, Jugendhilfe und Stadteilzentren zu vereinfachen, Kosten zu senken und gleichzeitig die Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu erhöhen.
Lösung:
Um diese Herausforderungen zu meistern, haben wir dem Caritas ein maßgeschneidertes E-Procurement-System eingerichtet, das speziell auf die Bestellgewohnheiten und Anforderungen der verschiedenen verbandsinternen Caritas-Einrichtungen zugeschnitten ist. Mehrere Prozesse wurden optimiert und vereinfacht:
1. Zentrale Verwaltung und flexible Struktur
Das E-Procurement-System ordnet jede Einrichtung einer spezifischen Kundennummer oder Kostenstelle zu. Innerhalb dieser Struktur wurden die Verantwortlichen Mitarbeiter:innen direkt mit der jeweiligen Kostenstelle verbunden. Dies ermöglicht eine klare Zuordnung von Bestellungen und Kosten.
2. Benutzerfreundliche Bestellung und einheitliche Kommunikation
Jede:r Mitarbeiter:in meldet sich mit seiner eigenen E-Mail-Adresse an und kann bequem nach dem festgelegten Kernsortiment suchen oder individuelle Bestelllisten anlegen. Das System sorgt dafür, dass jede Bestellung automatisch der richtigen Einrichtung zugeordnet wird. Zudem haben die Einkäufer jederzeit Zugriff auf eine transparente Bestellhistorie. Die Kommunikation erfolgt über einen einzigen Ansprechpartner auf der Lieferantenseite, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.
3. Festlegung eines Kernsortiments mit festen Preisen
Für alle Einrichtungen wurde ein passendes Kernsortiment mit vereinbarten Preisen definiert. So profitieren alle Einrichtungen von günstigeren Einkaufspreisen durch die Bündelung von Bestellungen. Zudem wird durch die Festlegung eines Einkaufsmindestbestellwertes sichergestellt, dass keine Versandkosten anfallen, was eine weitere Kostensenkung zur Folge hat. Wichtig: Alle Einrichtungen in der Rechtsträgerschaft vom Caritasverband Mainz e.V. haben nun die gleiche Preisstruktur, sodass es keine Preisdifferenzen zwischen den verschiedenen Abteilungen gibt.
4. Einkaufstransparenz
Das System ermöglicht es der Finanzbuchhaltung / Zentralverwaltung in der Hauptgeschäftsstelle vom Caritasverband Mainz e.V., alle Bestellungen eines Jahres transparent nachzuvollziehen. So kann jederzeit eingesehen werden, welche Einrichtung welche Produkte und Mengen bestellt hat, wie viel dabei an Kosten entstanden sind und welche Produkte in den einzelnen Abteilungen am meisten benötigt werden. Diese Transparenz erleichtert die Budgetplanung und Kontrolle erheblich.
"Sehr wertschätzende und partnerschaftlich langjährige Zusammenarbeit, pünktliche Liefertreue, betriebswirtschaftlich absolut vertretbares Preis-/Leistungsverhältnis, Qualität der bestellten Waren sehr gut, bei ausnahmsweise falsch bestellter Ware durch den Kunde erfolgt reibungsloser Umtausch, feste Kontaktperson für den Kunde, absolut anwenderfreundlicher Onlineshop auf die inhaltliche Bedarfe des Kunden zugeschnitten." - Frank Schüttler - Leitung Zentralverwaltung
Ergebnisse:
Kostenersparnis: Durch die Bündelung der Bestellungen und die festgelegten Preise konnten signifikante Einsparungen erzielt werden. Auch die Reduzierung der Prozesskosten, die durch den Wechsel zu nur einem Lieferanten entstanden sind, trugen zur Senkung der Gesamtkosten bei.
Vereinfachte Prozesse und Zeitersparnis: Die Einkäufer und die Buchhaltung profitieren von einer klar strukturierten und effizienten Abwicklung. Durch die Vereinheitlichung der Rechnungen und die Zentralisierung der Lieferantenkommunikation müssen sich die Mitarbeiter:innen nicht mehr mit verschiedenen Anbietern und Rechnungen auseinandersetzen.
Mehr Transparenz: Das System bietet eine vollständige Übersicht über alle Bestellungen, sodass der Caritas jederzeit nachvollziehen kann, welche Bestellungen und Kosten in den einzelnen Einrichtungen angefallen sind. Dies führt zu einer besseren Kontrolle und einer gezielten Ressourcennutzung.
Fazit:
Das neue E-Procurement-System hat nicht nur die Effizienz innerhalb vom Caritas Verband Mainz e.V. deutlich gesteigert, sondern auch zu einer erheblichen Kostenersparnis geführt. Die Einführung fester Lieferanten und Preise, gepaart mit einer transparenten Bestellhistorie, hat die Einkaufs- und Verwaltungsprozesse optimiert. Der Caritas e.V. kann nun ihre Ressourcen noch gezielter für ihre gemeinnützige Arbeit einsetzen und gleichzeitig Zeit und Geld sparen.
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