Desksharing: Trend oder Produktivitätskiller? Für wen ist es wirklich geeignet?

Flexible Arbeitsplätze sollen Kosten sparen und New Work fördern – doch viele Mitarbeitende fühlen sich gestresst. 

Das eigene Büro, der vertraute Stuhl, die Pflanze auf dem Schreibtisch – war gestern. Was für manche nach Freiheit klingt, bedeutet für andere Chaos. Desksharing – also das flexible Teilen von Arbeitsplätzen – ist längst mehr als ein Buzzword. Doch ist es wirklich ein Fortschritt für alle?

Ist Desksharing die smarte Antwort auf hybrides Arbeiten? Oder sorgt es für Unruhe, Frust und Produktivitätsverlust? Wir schauen uns an, was Desksharing leisten kann – und wo es scheitert.

Was ist Desksharing eigentlich?

Beim Desksharing gibt es weniger feste Schreibtische als Mitarbeitende. Wer kommt, sucht sich einen freien Platz – oft per App, manchmal ganz spontan. Der Ansatz stammt aus der Zeit steigender Mietkosten und zunehmender Homeoffice-Tage.

Die Nachteile – wenn Desksharing nicht durchdacht ist

1. Fehlendes Zugehörigkeitsgefühl

➤Ein fester Arbeitsplatz gibt vielen Menschen Struktur und Identität.

➤Ohne „eigenen Schreibtisch“ fehlt manchen der Anker.

➤ Kein fester Platz = kein persönlicher Raum
➤ Viele empfinden es als unruhig oder unpersönlich.

2. Zeitverlust durch tägliches Einrichten

➤ Laptop aufbauen, Monitor anschließen, Stuhl einstellen
➤ → Kleinvieh macht auch Mist – und nervt

3. Frust durch belegte Plätze

➤ Wer zu spät kommt, bekommt den Platz am Kopierer
➤ Ohne Buchungssystem oder Regeln wird’s schnell chaotisch

4. Hygiene- und Ordnungsprobleme

➤ Wer ist verantwortlich für Sauberkeit?
➤ Was passiert mit Unterlagen, persönlichen Dingen?

Wann Desksharing funktioniert – und wann lieber nicht

✅ Gut geeignet für:

• Hybride Teams mit hoher Homeoffice-Quote
• Vertriebs- oder Projektteams mit vielen externen Terminen
• Teams, die kreativ oder flexibel arbeiten
•  digitalisierten Abläufen & mobilen Arbeitsmitteln
• klaren Regeln & Buchungssystemen
• durchdachtem Zonen-Konzept (Fokus, Austausch, Rückzug)

❌ Weniger geeignet für:

• Mitarbeitende mit komplexem Setup (z. B. mehrere Monitore, spezielle Software)
• Datenschutzintensive Jobs (z. B. HR, Buchhaltung)
• stark dokumentenlastiger Arbeit
• hoher Bedarf an Konzentration & Ruhe
• fehlender technischer Ausstattung
• unklarem Change-Prozess oder fehlender Kommunikation
• Menschen, die auf Routine & Vertrautheit angewiesen sind

🧠 Praxistipps: So wird Desksharing zum Gewinn

📅 Platzbuchungssystem einführen (App, Outlook-Add-in, physisch)

📦 Persönliche Boxen oder Spinde bereitstellen

🎧 Noise-Cancelling-Kopfhörer & Fokuszonen oder Rückzugsräume einplanen

💬 Team-Feedback ernst nehmen – vor, während und nach der Einführung

🚫klare Regeln (z. B. Clean-Desk-Policy, Reservierungszeiten)

🌵 Gestaltung nicht vernachlässigen – persönliche Note trotzdem ermöglichen

➡️ Desksharing ist kein Selbstläufer – sondern ein Konzept, das mit guter Planung stehen oder fallen kann.

📌 Fazit: Desksharing kann funktionieren – wenn es zu euch passt

Desksharing ist weder der heilige Gral der Büroplanung noch ein garantierter Produktivitätskiller.
Es funktioniert dort gut, wo es zur Unternehmenskultur, den Arbeitsweisen und den Menschen passt.
Und wo es nicht passt, darf man auch einfach sagen: Wir brauchen feste Plätze – und das ist okay.

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