Nous souhaitons démystifier pour vous le terme E-Procurement et vous montrer comment votre entreprise ou votre organisation peut réaliser des économies substantielles. En effet, plus vous devez passer de commandes par an, plus le potentiel d’économies est important.

Le monde des achats a choisi le terme E-Procurement pour désigner l’optimisation du processus d’approvisionnement. L’E-Procurement désigne tout simplement un processus de commande simplifié et optimisé, géré par voie électronique.

Cela vaut-il la peine de s’y intéresser ? C’est à vous d’en décider. Pour vous aider à faire votre choix, parlons des articles C et des chiffres.

Encore un anglicisme. « Consumables » est le terme anglais pour désigner les consommables. Il s’agit donc de produits à bas prix dont on a besoin de manière récurrente et qu’il faut constamment renouveler. Les articles de catégorie C ne se limitent pas aux fournitures de bureau classiques : il peut aussi s’agir d’ampoules, de produits d’hygiène ou de dosettes de café.

Les experts estiment que le traitement d’une commande coûte entre 100 € et 300 € à une entreprise. Il ne s’agit pas du montant du panier, mais des seuls coûts liés au processus. La lecture et la comparaison des catalogues, la recherche de bonnes affaires sur Internet, la création et la gestion comptable de nombreux fournisseurs, les demandes auprès du service achats, l’approbation par les responsables budgétaires, les contrôles à la réception des marchandises, etc. mobilisent en interne énormément de temps et de ressources humaines. Tout ce qui est pertinent pour l’achat de biens d’équipement rend absurde la commande d’articles de classe C, car les coûts dépassent souvent la valeur du panier.

Les esprits avisés qui ont analysé et chiffré les coûts liés au processus de commande traditionnel dans leurs entreprises sont parvenus à la conclusion qu’un processus de commande électronique, simple et efficace, peut générer une économie d’environ 100 € par commande. Vous trouvez cela dérisoire ? Si le service achats d’une entreprise ou d’une organisation traite trois demandes par jour, soit 200 jours ouvrés par an, et que l’économie est de 40 euros par commande, cela représente des sommes considérables sur une année.

Pour simplifier le processus, nous avons besoin d’un assortiment de base, que nous définissons ensemble avec vous. Il comprend les articles C que vous commandez régulièrement. Qu’il s’agisse de fournitures de bureau, d’articles pour votre salle de conférence ou de produits d’hygiène pour les sanitaires, cela n’a pas d’importance. Nous enregistrons votre assortiment de base avec des conditions spéciales, le configurons sur la plateforme de commande et le rendons visible aux utilisateurs. Nous analysons ensuite ensemble votre processus de commande et le transposons sous forme électronique. Notre rôle consiste à configurer votre plateforme de commande sur mesure et à la mettre à votre disposition en ligne. De votre côté, vous veillez à ce que vos collaborateurs se concentrent sur les produits de l’assortiment de base. Une fois cette mise en place achevée, vous pouvez commencer à réaliser des économies.

1. Réduire les coûts grâce au regroupement des commandes

Avec un fournisseur central et une gamme de produits de base définie, vous bénéficiez de prix d’achat plus avantageux et réalisez des économies en regroupant vos commandes.

2. Des commandes et des coûts transparents

Gardez une vue d’ensemble de toutes vos commandes, identifiez précisément les produits commandés par chaque organisation et les articles les plus demandés. Notre solution vous offre une vue claire et facilite la planification budgétaire.

3. Gestion centralisée et processus simplifiés

Gérez toutes vos commandes dans un seul système ! Les collaborateurs concernés se connectent simplement avec leur adresse e-mail et peuvent rechercher des produits dans la gamme définie ou créer des listes de commande. Fini les échanges compliqués avec plusieurs fournisseurs : un seul interlocuteur central suffit.

4. Aucun frais d’expédition

La définition d’un montant minimum de commande permet d’éviter les frais d’expédition et de réaliser des économies supplémentaires.

Numéros de client et centres de coûts : chaque organisation reçoit un numéro de client ou un centre de coûts spécifique, ce qui permet d’attribuer facilement les commandes.

Tarifs fixes et assortiment essentiel : les tarifs d’achat convenus pour toutes les organisations de la Diakonie garantissent des conditions uniformes et équitables, sans surprise.

Droits de commande : seuls les collaborateurs autorisés peuvent passer des commandes pour leur domaine de responsabilité, afin que vous gardiez toujours le contrôle.

Historique transparent des commandes : toutes les commandes peuvent être consultées à tout moment, pour une gestion simple et efficace.

Tout cela peut être intégré à notre boutique en ligne habituelle grâce à des adaptations spécifiques répondant à vos besoins.

Réduction significative des coûts grâce au regroupement des commandes et à des prix d’achat fixes.

Une meilleure visibilité sur les commandes et les dépenses – idéale pour la comptabilité.

Une utilisation simple grâce à un fournisseur unique et à une interface intuitive.

Une solution pérenne : un système évolutif qui grandit avec votre organisation.

Toutes les organisations d’aide sociale aux travailleurs : du conseil aux femmes enceintes à l’aide à la jeunesse ou aux crèches, chaque équipe bénéficie d’une gestion des achats plus simple et plus transparente.

Comptabilité et services financiers : grâce à une facturation simplifiée et à une documentation transparente, les budgets peuvent être gérés plus efficacement.

Acheteurs et services administratifs : plus besoin de gérer de nombreux fournisseurs ni de rechercher les meilleurs prix : tout est regroupé au même endroit.