Chceme vám přiblížit pojem E-Procurement a zároveň ukázat, jak může vaše firma nebo organizace výrazně ušetřit. Platí, že čím více objednávek za rok uskutečníte, tím větší je potenciál úspor.

Ve světě nákupu se pojem E-Procurement používá jako označení pro optimalizaci nákupního procesu. E-Procurement znamená jednoduše efektivní, optimalizovaný objednávkový proces realizovaný elektronicky.

Vyplatí se tomu věnovat? To musíte rozhodnout sami. Aby pro vás bylo rozhodování snazší, měli bychom si říct něco o položkách C a číslech.

Zase jeden anglicismus. Consumables je anglický výraz pro spotřební materiál. Jde tedy o opakovanou potřebu levnějších produktů, které je nutné pravidelně doplňovat. Kategorie C se přitom netýká jen klasických kancelářských potřeb. Patří sem například také žárovky, hygienické potřeby nebo kapsle do kávovaru.

Odborníci spočítali, že jeden objednávkový proces ve firmě stojí 100 až 300 €. Nejde přitom o cenu zboží v košíku, ale o samotné náklady na zpracování objednávky. Čtení a porovnávání katalogů, hledání výhodných nabídek na internetu, evidence a správa mnoha dodavatelů v účetnictví, vyžádání nákupu na nákupním oddělení, schválení odpovědnými pracovníky, kontrola příjmu zboží atd. stojí firmu obrovské množství času a personálních zdrojů. To, co dává smysl při pořizování investičního majetku, činí objednávání položek C nesmyslným, protože náklady často převyšují hodnotu zboží v košíku.

Právě ti chytří lidé, kteří ve svých firmách analyzovali a vyčíslili náklady na analogické objednávkové procesy, dospěli k závěru, že zjednodušený a efektivní elektronický objednávkový proces může ušetřit zhruba 100 € na každé objednávce. Maličkost, říkáte si? Pokud nákupní oddělení firmy nebo organizace vyřídí tři požadavky denně a tento počet vynásobíme dvěma sty pracovními dny a následně úsporou čtyřiceti eur, dostaneme se k významným ročním částkám.

Abychom proces zjednodušili, potřebujeme takzvaný základní sortiment, který společně definujeme. Zahrnuje položky kategorie C, které pravidelně objednáváte. Nezáleží na tom, zda jde o kancelářské potřeby, vybavení konferenční místnosti nebo hygienické potřeby do umýváren. Základní sortiment pro vás nastavíme za zvláštních podmínek, zavedeme ho do objednávkové platformy a zpřístupníme uživatelům. Poté společně analyzujeme váš objednávkový proces a převedeme ho do elektronické podoby. Naším úkolem je nastavit objednávkovou platformu na míru a zpřístupnit vám ji online. Vy zajistíte, aby se vaši zaměstnanci a kolegové zaměřovali na produkty ze základního sortimentu. Po zavedení systému můžete začít šetřit.

1. Ušetřete díky sdružování objednávek

Díky jednomu centrálnímu dodavateli a pevně stanovenému základnímu sortimentu získáte výhodnější nákupní ceny a ušetříte sdružováním objednávek.

2. Přehledné objednávky a náklady

Mějte přehled o všech objednávkách, zjistěte, která organizace si objednala jaké produkty a které položky jsou nejžádanější. Naše řešení vám poskytne jasný přehled a usnadní plánování rozpočtu.

3. Centrální správa a jednoduché procesy

Spravujte všechny objednávky v jednom systému! Pověření zaměstnanci se jednoduše přihlásí svou e-mailovou adresou a mohou vyhledávat v pevném sortimentu nebo vytvářet seznamy objednávek. Už žádná nepřehledná komunikace s několika dodavateli – stačí jeden centrální kontaktní partner.

4. Bez nákladů na dopravu

Při stanovení minimální hodnoty objednávky nejsou účtovány náklady na dopravu, což přináší další úspory.

Zákaznická čísla a nákladová střediska: Každá organizace získá vlastní zákaznické číslo nebo nákladové středisko, díky čemuž lze objednávky snadno přiřadit.

Pevné ceny a stálý sortiment: Dohodnuté nákupní ceny pro všechny organizace Diakonie zajišťují jednotné a férové podmínky – bez nepříjemných překvapení.

Oprávnění k nákupu: Objednávky za vaši oblast působnosti mohou zadávat pouze oprávnění zaměstnanci, takže máte vždy vše pod kontrolou.

Přehledná historie objednávek: Všechny objednávky lze kdykoli dohledat – pro snadnou a efektivní správu.

To vše lze realizovat v našem běžném e-shopu pomocí speciálních úprav přizpůsobených vašim potřebám.

Výrazné snížení nákladů díky sdružování objednávek a pevně stanoveným nákupním cenám.

Lepší přehled o objednávkách a výdajích – ideální pro účetnictví.

Snadné používání díky jednomu centrálnímu dodavateli a přehlednému uživatelskému rozhraní.

Připravenost na budoucnost: škálovatelný systém, který roste spolu s vaší organizací.

Všechny organizace Arbeiterwohlfahrt: Od poradenství pro těhotné až po sociální služby pro mládež nebo mateřské školy – každý tým ocení jednodušší a transparentnější vyřizování nákupů.

Účetní a finanční oddělení: Díky zjednodušené fakturaci a přehledné dokumentaci lze efektivněji spravovat rozpočty.

Nákupčí a administrativní oddělení: Žádná správa mnoha dodavatelů ani hledání nejlepších cen – vše na jednom místě.