E-Procurement kavramını sizin için anlaşılır kılmak ve işletmenizin veya kuruluşunuzun nasıl önemli ölçüde tasarruf edebileceğini göstermek istiyoruz. Yıl içinde vermeniz gereken sipariş sayısı ne kadar fazlaysa tasarruf potansiyeliniz de o kadar yüksek olur.

Satın alma dünyasında, tedarik sürecini iyileştirme yaklaşımını ifade etmek için E-Procurement terimi kullanılır. E-Procurement, elektronik ortamda yürütülen yalın ve optimize edilmiş bir sipariş sürecinden başka bir şey değildir.

Bu konuyla ilgilenmeye değer mi? Buna kendiniz karar vermelisiniz. Karar vermenizi kolaylaştırmak için C-ürünleri ve rakamlar hakkında konuşalım.

Yine bir İngilizce kelime. Consumables, sarf malzemeleri anlamına gelir. Yani sürekli yeniden temin edilmesi gereken, düşük fiyatlı ürünlere yönelik düzenli bir ihtiyaçtan söz ediyoruz. C-ürünleri yalnızca klasik ofis malzemeleriyle sınırlı değildir. Ampuller, hijyen ürünleri veya kahve kapsülleri de bu gruba girebilir.

Uzmanlar, bir işletmede sipariş sürecinin 100€ ile 300€ arasında maliyete yol açtığını hesapladı. Burada kastedilen alışveriş sepeti değil, yalnızca süreç maliyetleridir. Katalogları okumak ve karşılaştırmak, internette uygun fiyatlı ürünleri araştırmak, çok sayıda tedarikçiyi muhasebe sistemine kaydedip bilgilerini güncel tutmak, satın alma departmanından talepte bulunmak, bütçe sorumlularından onay almak, mal kabul kontrollerini yapmak vb. işler, işletme içinde çok büyük miktarda zaman ve personel kaynağına mal olur. Yatırım mallarının tedarikinde anlamlı olan tüm bu işlemler, C grubu ürünlerin siparişinde süreci anlamsız hâle getirir; çünkü maliyetler çoğu zaman alışveriş sepetinin değerini aşar.

Analog sipariş sürecinin işletmelerindeki süreç maliyetlerini analiz edip hesaplayan o parlak zihinler, yalın ve verimli bir elektronik sipariş sürecinin sipariş başına yaklaşık 100 € tasarruf sağlayabileceği sonucuna vardı. “Çerez parası” mı diyorsunuz? Bir işletmenin veya kuruluşun satın alma birimi günde üç talep oluşturup bu sayıyı 200 iş günüyle, ardından da sipariş başına 40 avro tasarrufla çarptığında, yıllık ciddi tutarlardan söz ediyoruz.

Süreci basitleştirmek için birlikte belirleyeceğimiz bir temel ürün yelpazesine ihtiyacımız var. Bu yelpaze, düzenli olarak sipariş ettiğiniz C grubu ürünleri kapsar. Bunların ofis malzemeleri, konferans salonu ihtiyaçları veya tuvalet hijyen ürünleri olması fark etmez. Temel ürün yelpazeniz için özel koşullar tanımlıyor, ürünleri sipariş platformuna ekliyor ve kullanıcılara görünür hâle getiriyoruz. Ardından sipariş sürecinizi birlikte analiz ediyor ve dijital ortama aktarıyoruz. Görevimiz, çevrimiçi kullanıma sunduğumuz sipariş platformunuzu ihtiyaçlarınıza göre yapılandırmak. Sizin göreviniz ise çalışanlarınızı ve iş arkadaşlarınızı temel ürün yelpazesindeki ürünlere yönlendirmek. Bu uygulama tamamlandıktan sonra tasarruf etmeye başlayabilirsiniz.

1. Toplu siparişlerle maliyetleri düşürün

Merkezi bir tedarikçi ve belirlenmiş bir temel ürün yelpazesi sayesinde daha uygun satın alma fiyatlarından yararlanır, siparişleri birleştirerek tasarruf edersiniz.

2. Şeffaf siparişler ve maliyetler

Tüm siparişleri takip edin; hangi kuruluşun hangi ürünleri sipariş ettiğini ve en çok hangi ürünlere ihtiyaç duyulduğunu kolayca görün. Çözümümüz net bir genel bakış sunar ve bütçe planlamasını kolaylaştırır.

3. Merkezi yönetim ve kolay süreçler

Tüm siparişleri tek bir sistemden yönetin! Yetkili çalışanlar e-posta adresleriyle kolayca giriş yapabilir, belirlenmiş ürün yelpazesinde arama yapabilir veya sipariş listeleri oluşturabilir. Birden fazla tedarikçiyle kafa karıştırıcı iletişime son — tek bir muhatap yeterli.

4. Kargo ücreti yok

Asgari sipariş tutarının belirlenmesiyle kargo ücreti alınmaz ve ek tasarruf sağlanır.

Müşteri numaraları ve masraf merkezleri: Her kuruluşa, siparişlerin kolayca eşleştirilebilmesi için özel bir müşteri numarası veya masraf merkezi atanır.

Sabit fiyatlar ve temel ürün yelpazesi: Diakonie bünyesindeki tüm kuruluşlar için kararlaştırılan satın alma fiyatları, sürprizlere yer bırakmadan tutarlı ve adil koşullar sunar.

Satın alma yetkisi: Yalnızca yetkili çalışanlar kendi sorumluluk alanları için sipariş verebilir; böylece kontrol daima sizde olur.

Şeffaf sipariş geçmişi: Tüm siparişler her zaman takip edilebilir; böylece yönetim kolay ve verimli olur.

Tüm bunlar, ihtiyaçlarınıza özel uyarlamalarla standart online mağazamızda sunulabilir.

Siparişleri birleştirerek ve sabit satın alma fiyatları belirleyerek önemli ölçüde maliyet tasarrufu.

Sipariş ve harcamalarda daha fazla şeffaflık – muhasebe için ideal.

Merkezi bir tedarikçi ve anlaşılır bir kullanıcı arayüzüyle kolay kullanım.

Geleceğe hazır: Kurumunuzla birlikte büyüyen ölçeklenebilir bir sistem.

Tüm Arbeitswohlfahrt kuruluşları: Hamile danışmanlığından gençlik hizmetlerine ve kreşlere kadar her ekip, daha kolay ve şeffaf bir satın alma sürecinden yararlanır.

Muhasebe ve finans departmanları: Fatura süreçlerinin kolaylaşması ve şeffaf dokümantasyon sayesinde bütçeler daha verimli yönetilebilir.

Satın alma ve idari işler departmanları: Çok sayıda tedarikçi yönetmeye ve en iyi fiyatları araştırmaya gerek yok; her şey tek bir yerde.