Chcemy wyjaśnić, czym jest e-procurement, a jednocześnie pokazać, jak Twoja firma lub organizacja może znacząco obniżyć koszty. Im więcej zamówień składasz w ciągu roku, tym większy potencjał oszczędności.

W świecie zaopatrzenia termin e-procurement oznacza optymalizację procesu zakupowego. E-procurement to po prostu uproszczony, zoptymalizowany proces zamawiania realizowany elektronicznie.

Czy warto się tym zainteresować? To musisz ocenić samodzielnie. Aby ułatwić Ci podjęcie decyzji, porozmawiajmy o artykułach C i liczbach. 

Znów anglicyzm. Consumables to angielskie słowo oznaczające materiały eksploatacyjne. Chodzi więc o regularnie potrzebne, niedrogie produkty, które trzeba stale uzupełniać. Artykuły z grupy C to nie tylko klasyczne artykuły biurowe. Mogą to być również żarówki, artykuły higieniczne czy kapsułki do kawy.

Eksperci wyliczyli, że proces zamówienia w firmie kosztuje od 100 € do 300 €. Nie chodzi tu o wartość koszyka, lecz o same koszty procesu. Czytanie i porównywanie katalogów, szukanie okazji w internecie, księgowanie i obsługa wielu dostawców, zgłoszenie zapotrzebowania do działu zakupów, zatwierdzenie przez osoby odpowiedzialne za budżet, kontrola dostawy itp. pochłaniają ogromne ilości czasu i zasobów kadrowych. Wszystkie te działania, które mają sens przy zakupie dóbr inwestycyjnych, sprawiają, że zamawianie artykułów klasy C staje się absurdem, ponieważ koszty często przewyższają wartość koszyka.

To właśnie bystre umysły, które przeanalizowały i oszacowały koszty procesowe analogowego procesu zamawiania w swoich firmach, doszły do wniosku, że uproszczony, wydajny, elektroniczny proces zamawiania może przynieść oszczędności rzędu 100€ na każde zamówienie. Drobne pieniądze, powiecie? Jeśli dział zakupów w firmie lub organizacji obsługuje trzy zapotrzebowania dziennie, a tę liczbę pomnożymy przez dwieście dni roboczych, a następnie przez czterdzieści euro oszczędności, mówimy o znacznych kwotach rocznie.

Aby usprawnić proces, potrzebujemy tak zwanego asortymentu podstawowego, który ustalimy wspólnie z Państwem. Obejmuje on artykuły z grupy C, zamawiane regularnie. Nie ma znaczenia, czy chodzi o artykuły biurowe, wyposażenie sali konferencyjnej czy środki higieniczne do łazienek. Dla Państwa asortymentu podstawowego przygotujemy specjalne warunki handlowe, wprowadzimy go na platformę zakupową i udostępnimy użytkownikom. Następnie wspólnie przeanalizujemy Państwa proces zamówień i odwzorujemy go elektronicznie. Naszym zadaniem jest dostosowanie platformy zakupowej do Państwa potrzeb i udostępnienie jej online. Państwa zadaniem jest zachęcenie pracowników i współpracowników do skupienia się na produktach z asortymentu podstawowego. Po wdrożeniu można zacząć oszczędzać.

1. Oszczędności dzięki łączeniu zamówień

Dzięki jednemu centralnemu dostawcy i ustalonemu podstawowemu asortymentowi mogą Państwo korzystać z niższych cen zakupu i oszczędzać dzięki łączeniu zamówień.

2. Przejrzyste zamówienia i koszty

Zachowaj kontrolę nad wszystkimi zamówieniami, sprawdzaj dokładnie, która organizacja zamówiła jakie produkty i które artykuły są najczęściej potrzebne. Nasze rozwiązanie zapewnia przejrzysty wgląd i ułatwia planowanie budżetu.

3. Centralne zarządzanie i proste procesy

Zarządzaj wszystkimi zamówieniami w jednym systemie! Upoważnieni pracownicy logują się za pomocą adresu e-mail i mogą wyszukiwać produkty z ustalonego asortymentu lub tworzyć listy zamówień. Koniec z niejasną komunikacją z wieloma dostawcami — wystarczy jeden centralny punkt kontaktu.

4. Brak kosztów wysyłki

Ustalenie minimalnej wartości zamówienia eliminuje koszty wysyłki i pozwala uzyskać dodatkowe oszczędności.

Numery klientów i MPK: Każda organizacja otrzymuje indywidualny numer klienta lub MPK, dzięki czemu zamówienia można łatwo przypisać.

Stałe ceny i podstawowy asortyment: Uzgodnione ceny zakupowe dla wszystkich organizacji Diakonie zapewniają jednolite i uczciwe warunki – bez niespodzianek.

Uprawnienia do składania zamówień: Zamówienia w imieniu danego obszaru mogą składać wyłącznie uprawnieni pracownicy, dzięki czemu zawsze zachowujesz kontrolę.

Przejrzysta historia zamówień: Wszystkie zamówienia można w każdej chwili sprawdzić, co ułatwia i usprawnia zarządzanie.

Wszystko to można wdrożyć w naszym standardowym sklepie internetowym dzięki specjalnym dostosowaniom do Państwa potrzeb.

Znaczne obniżenie kosztów dzięki łączeniu zamówień i ustalonym cenom zakupu.

Większa przejrzystość zamówień i wydatków – idealne rozwiązanie dla księgowości.

Łatwa obsługa dzięki jednemu centralnemu dostawcy i czytelnemu interfejsowi.

Gotowość na przyszłość: skalowalny system, który rozwija się wraz z Państwa organizacją.

Wszystkie organizacje Arbeiterwohlfahrt: Od poradnictwa dla kobiet w ciąży po pomoc dla młodzieży i żłobki – każdy zespół korzysta z prostszej i bardziej przejrzystej obsługi zakupów.

Działy księgowości i finansów: Uproszczone fakturowanie i przejrzysta dokumentacja pozwalają efektywniej zarządzać budżetami.

Działy zakupów i administracji: Bez zarządzania wieloma dostawcami i szukania najlepszych cen – wszystko w jednym miejscu.