Ми хочемо пояснити вам простими словами, що таке E-Procurement, і водночас показати, як ваше підприємство чи організація може суттєво заощадити. Що більше замовлень ви робите протягом року, то більший потенціал для економії.

У сфері закупівель терміном E-Procurement позначають оптимізацію процесу закупівель. E-Procurement — це не що інше, як спрощений і оптимізований процес замовлення, що здійснюється в електронному вигляді.

Чи варто цим займатися? Вирішувати вам. Щоб вам було легше ухвалити рішення, поговорімо про товари категорії C та цифри. 

Знову англіцизм. Consumables — це англійське слово, що означає витратні матеріали. Йдеться про товари невеликої вартості, потреба в яких виникає регулярно й які доводиться постійно закуповувати. До категорії C не належать лише звичні офісні товари. Це можуть бути також лампочки, засоби гігієни або кавові капсули.

Фахівці підрахували, що процес оформлення одного замовлення на підприємстві коштує від 100€ до 300€. Йдеться не про вартість товарів у кошику, а про чисті витрати на сам процес. Читання й порівняння каталогів, пошук вигідних пропозицій в інтернеті, бухгалтерське внесення численних постачальників у систему та ведення обліку, подання заявок до відділу закупівель, погодження відповідальними за бюджет, перевірка товарів під час отримання тощо потребують величезних витрат робочого часу й ресурсів персоналу. Усе, що доцільно під час закупівлі інвестиційних товарів, робить замовлення товарів категорії C абсурдним, адже витрати часто перевищують вартість кошика.

Саме фахівці, які проаналізували й підрахували витрати на аналоговий процес замовлення у своїх компаніях, дійшли висновку: простий, ефективний електронний процес замовлення може заощадити близько 100 € на кожному замовленні. Дрібниці, скажете ви? Якщо відділ закупівель підприємства чи організації обробляє три заявки на день, помножити це число на двісті робочих днів, а результат — на сорок євро економії, йдеться про значні суми за рік.

Щоб оптимізувати процес, нам потрібен так званий базовий асортимент, який ми визначимо разом із вами. Він охоплює товари категорії C, які ви замовляєте регулярно. Це можуть бути канцелярські товари, товари для конференц-зали чи засоби гігієни для санвузлів — категорія не має значення. Ми налаштуємо для вас спеціальні умови на базовий асортимент, додамо його до платформи для замовлень і зробимо доступним користувачам. Потім разом проаналізуємо ваш процес замовлення та налаштуємо його в електронному форматі. Наше завдання — адаптувати платформу для замовлень під ваші потреби й надати вам доступ до неї онлайн. Ваше завдання — заохотити працівників і колег зосереджуватися на товарах базового асортименту. Після впровадження можна починати заощаджувати.

1. Економія завдяки об’єднанню замовлень

Завдяки одному централізованому постачальнику та визначеному основному асортименту ви отримуєте вигідніші закупівельні ціни й заощаджуєте, об’єднуючи замовлення.

2. Прозорість замовлень і витрат

Контролюйте всі замовлення, бачте, яка організація замовила ті чи інші товари та які позиції потрібні найчастіше. Наше рішення забезпечує чіткий огляд і спрощує планування бюджету.

3. Централізоване адміністрування та прості процеси

Керуйте всіма замовленнями в одній системі! Відповідальні працівники просто входять за допомогою своєї електронної адреси та можуть переглядати затверджений асортимент або створювати списки замовлень. Більше жодної плутанини у спілкуванні з кількома постачальниками — достатньо одного контактного представника.

4. Без витрат на доставку

Установивши мінімальну суму замовлення, ви уникнете витрат на доставку та заощадите ще більше.

Номери клієнтів і центри витрат: кожна організація отримує унікальний номер клієнта або центр витрат, щоб замовлення легко було віднести до відповідного підрозділу.

Фіксовані ціни та основний асортимент: узгоджені закупівельні ціни для всіх організацій Diakonie забезпечують єдині й справедливі умови — без сюрпризів.

Право на закупівлі: замовлення від імені вашого підрозділу можуть оформлювати лише уповноважені співробітники, тож ви завжди зберігаєте контроль.

Прозора історія замовлень: усі замовлення можна будь-коли переглянути — для простого й ефективного управління.

Усе це можна реалізувати в нашому стандартному інтернет-магазині за допомогою спеціальних налаштувань відповідно до ваших потреб.

Суттєве зниження витрат завдяки об’єднанню замовлень і фіксованим закупівельним цінам.

Більше прозорості в замовленнях і витратах — ідеально для бухгалтерії.

Просте користування завдяки єдиному постачальнику та зрозумілому інтерфейсу.

Готовність до майбутнього: система, що масштабується разом із вашою організацією.

Усі організації соціального добробуту: від консультацій для вагітних до молодіжної допомоги чи дитячих садків — кожна команда виграє від простішого й прозорішого процесу закупівель.

Бухгалтерія та фінансові відділи: завдяки спрощеному виставленню рахунків і прозорій документації можна ефективніше керувати бюджетами.

Фахівці із закупівель та адміністративні відділи: жодного керування численними постачальниками й пошуку найкращих цін — усе в одному місці.