Autor Anna Ullmann - Wiepa Bürofachpartner GmbH

E-Procurement: Was es ist, warum es sich lohnt und wie Unternehmen davon profitieren

Was ist E-Procurement?

E-Procurement (elektronische Beschaffung) beschreibt den digitalen Einkauf von Waren und Dienstleistungen über eine Online-Plattformen. Ziel ist es, den gesamten Beschaffungsprozess zu automatisieren – von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnung.


👉 Besonders relevant für Unternehmen (KMU), die viele wiederkehrende Bestellungen tätigen – z. B. für Bürobedarf, Hygiene oder Verpackungsmaterial.

So funktioniert E-Procurement im Alltag

Ein typischer E-Procurement-Prozess kann so aussehen:

  1. individualisierter Shop aufrufen (individuell auf euer Unternehmen mit euren Preisen zugeschnitten)
  2. Artikel auswählen & in Warenkorb legen
  3. Bestellung intern freigeben (falls nötig z. B. durch Teamleitung oder Einkauf)
  4. Bestellung wird ausgelöst & dokumentiert
  5. Lieferung + automatisierte Rechnung im System

📦 Klingt einfach? Ist es auch – vor allem, wenn es gut umgesetzt ist.

💸 Kostenersparnis - Durch Bündelung, Standardisierung & Wegfall unnötiger Posten     

 ⏱️ Zeitersparnis - Keine manuellen Excel-Listen mehr, alles digital & schnell       

 🔐 Weniger Fehler - Automatisierte Prozesse reduzieren Zahlendreher & Doppelbestellungen 

 📊 Mehr Transparenz - Alle Ausgaben auf einen Blick im System               

 📈 Skalierbarkeit - Prozesse wachsen mit dem Unternehmen                 

 🧾 Revisionssicherheit - Dokumentation aller Bestellungen & Freigaben             

 🌱 Nachhaltigkeit - Weniger Einzellieferungen, bessere Planbarkeit           

Vorteil Warum es zählt
Vorteil Durch Bündelung, Standardisierung & Wegfall unnötiger Posten
Zeitersparnis Keine manuellen Excel-Listen mehr, alles digital & schnell
Weniger Fehler Automatisierte Prozesse reduzieren Zahlendreher & Doppelbestellungen
Mehr Transparenz Digitale Einkaufsplattformen ermöglichen eine vollständige Nachverfolgung aller Bestellungen und Ausgaben. Reports, Analysen und Budgetübersichten helfen, den Überblick zu behalten und Einsparpotenziale zu erkennen.
Skalierbarkeit Prozesse wachsen mit dem Unternehmen
Revisionssicherheit Dokumentation aller Bestellungen & Freigaben
Nachhaltigkeit Weniger Einzellieferungen, bessere Planbarkeit
Kostensenkung Durch automatisierte Prozesse sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Zusätzlich bieten viele E-Procurement-Lösungen Funktionen zur Lieferantenbündelung und Preisoptimierung.
Vereinfachte Zusammenarbeit Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen oder Standorten können Bestellungen zentral über eine Plattform auslösen – und dabei auf vorab geprüfte, freigegebene Sortimente zugreifen.

Für welche Unternehmen lohnt sich E-Procurement?

E-Procurement eignet sich besonders für:

  • Unternehmen mit mehreren Standorten oder Abteilungen
  • Organisationen mit regelmäßigem Bedarf an Büro-, Hygiene- oder Versandmaterial
  • Firmen, die Kostenstellen zuordnen oder Budgets überwachen müssen
  • Betriebe, die ihre Prozesse digitalisieren & vereinfachen wollen

Tipp: Selbst Unternehmen mit nur 5–50 Mitarbeitenden profitieren bereits spürbar – vor allem bei wachsendem Bestellvolumen.


E-Procurement bei Wiepa – so unterstützen wir euch konkret

Wir machen E-Procurement einfach und persönlich:

  • Individueller Shop-Zugang mit euren Preisen, Produkten & Bestellrechten
  • Mehrere Lieferadressen & Kostenstellenverwaltung
  • Sammelrechnungen & Monatsübersichten
  • Persönlicher Support bei der Einrichtung & im laufenden Betrieb
  • Integration in bestehende Prozesse möglich (z. B. über OCI, CSV, oder Schnittstellen)


 Häufige Fragen zu E-Procurement

  • Was kostet E-Procurement?

    Die Nutzung unserer Lösung ist für unsere Kunden kostenfrei, solange ihr bei uns bestellt.



  • Müssen wir eine Software kaufen?

    Nein – wir stellen euch einen Webshop mit individuellen Rechten & Katalogen zur Verfügung. Keine zusätzliche Software nötig.



  • Ist das nur was für Konzerne?

    Überhaupt nicht. Gerade KMU profitieren, weil der administrative Aufwand deutlich sinkt.



    Warum es sich auch für KMU lohnt

Fazit: E-Procurement ist kein Extra – sondern ein echter Wettbewerbsvorteil

Digitaler Einkauf bedeutet nicht nur weniger Aufwand, sondern auch mehr Kontrolle, Effizienz und Zufriedenheit. Unternehmen, die heute auf E-Procurement setzen, haben morgen mehr Ressourcen für das, was wirklich zählt.

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