Autor Anna Ullmann - Wiepa Bürofachpartner GmbH

E-Procurement: Was es ist, warum es sich lohnt und wie Unternehmen davon profitieren

Was ist E-Procurement?

E-Procurement (elektronische Beschaffung) beschreibt den digitalen Einkauf von Waren und Dienstleistungen über eine Online-Plattformen. Ziel ist es, den gesamten Beschaffungsprozess zu automatisieren – von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnung.


👉 Besonders relevant für Unternehmen (KMU), die viele wiederkehrende Bestellungen tätigen – z. B. für Bürobedarf, Hygiene oder Verpackungsmaterial.

So funktioniert E-Procurement im Alltag

Ein typischer E-Procurement-Prozess kann so aussehen:

  1. individualisierter Shop aufrufen (individuell auf euer Unternehmen mit euren Preisen zugeschnitten)
  2. Artikel auswählen & in Warenkorb legen
  3. Bestellung intern freigeben (falls nötig z. B. durch Teamleitung oder Einkauf)
  4. Bestellung wird ausgelöst & dokumentiert
  5. Lieferung + automatisierte Rechnung im System

📦 Klingt einfach? Ist es auch – vor allem, wenn es gut umgesetzt ist.

💸 Kostenersparnis - Durch Bündelung, Standardisierung & Wegfall unnötiger Posten     

 ⏱️ Zeitersparnis - Keine manuellen Excel-Listen mehr, alles digital & schnell       

 🔐 Weniger Fehler - Automatisierte Prozesse reduzieren Zahlendreher & Doppelbestellungen 

 📊 Mehr Transparenz - Alle Ausgaben auf einen Blick im System               

 📈 Skalierbarkeit - Prozesse wachsen mit dem Unternehmen                 

 🧾 Revisionssicherheit - Dokumentation aller Bestellungen & Freigaben             

 🌱 Nachhaltigkeit - Weniger Einzellieferungen, bessere Planbarkeit           

Vorteil Warum es zählt
Vorteil Durch Bündelung, Standardisierung & Wegfall unnötiger Posten
Zeitersparnis Keine manuellen Excel-Listen mehr, alles digital & schnell
Weniger Fehler Automatisierte Prozesse reduzieren Zahlendreher & Doppelbestellungen
Mehr Transparenz Digitale Einkaufsplattformen ermöglichen eine vollständige Nachverfolgung aller Bestellungen und Ausgaben. Reports, Analysen und Budgetübersichten helfen, den Überblick zu behalten und Einsparpotenziale zu erkennen.
Skalierbarkeit Prozesse wachsen mit dem Unternehmen
Revisionssicherheit Dokumentation aller Bestellungen & Freigaben
Nachhaltigkeit Weniger Einzellieferungen, bessere Planbarkeit
Kostensenkung Durch automatisierte Prozesse sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Zusätzlich bieten viele E-Procurement-Lösungen Funktionen zur Lieferantenbündelung und Preisoptimierung.
Vereinfachte Zusammenarbeit Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen oder Standorten können Bestellungen zentral über eine Plattform auslösen – und dabei auf vorab geprüfte, freigegebene Sortimente zugreifen.

Für welche Unternehmen lohnt sich E-Procurement?

E-Procurement eignet sich besonders für:

  • Unternehmen mit mehreren Standorten oder Abteilungen
  • Organisationen mit regelmäßigem Bedarf an Büro-, Hygiene- oder Versandmaterial
  • Firmen, die Kostenstellen zuordnen oder Budgets überwachen müssen
  • Betriebe, die ihre Prozesse digitalisieren & vereinfachen wollen

Tipp: Selbst Unternehmen mit nur 5–50 Mitarbeitenden profitieren bereits spürbar – vor allem bei wachsendem Bestellvolumen.


E-Procurement bei Wiepa – so unterstützen wir euch konkret

Wir machen E-Procurement einfach und persönlich:

  • Individueller Shop-Zugang mit euren Preisen, Produkten & Bestellrechten
  • Mehrere Lieferadressen & Kostenstellenverwaltung
  • Sammelrechnungen & Monatsübersichten
  • Persönlicher Support bei der Einrichtung & im laufenden Betrieb
  • Integration in bestehende Prozesse möglich (z. B. über OCI, CSV, oder Schnittstellen)


 Häufige Fragen zu E-Procurement

  • Was kostet E-Procurement?

    Die Nutzung unserer Lösung ist für unsere Kunden kostenfrei, solange ihr bei uns bestellt.



  • Müssen wir eine Software kaufen?

    Nein – wir stellen euch einen Webshop mit individuellen Rechten & Katalogen zur Verfügung. Keine zusätzliche Software nötig.



  • Ist das nur was für Konzerne?

    Überhaupt nicht. Gerade KMU profitieren, weil der administrative Aufwand deutlich sinkt.



    Warum es sich auch für KMU lohnt

Fazit: E-Procurement ist kein Extra – sondern ein echter Wettbewerbsvorteil

Digitaler Einkauf bedeutet nicht nur weniger Aufwand, sondern auch mehr Kontrolle, Effizienz und Zufriedenheit. Unternehmen, die heute auf E-Procurement setzen, haben morgen mehr Ressourcen für das, was wirklich zählt.

Wiepa am Puls der Zeit

Post It im Büro mit starken Messagen
von t.ullmann 10. Juli 2025
Moderne Büros 2025: Diese 7 Dinge gehören heute zum Arbeitsplatz – von Pflanzen bis hybrider Technik. Jetzt entdecken, was dein Büro attraktiver macht.
Ein modernes Büro mit glücklichen mitarbeiten in einem kreativen Workshopraum
von t.ullmann 3. Juli 2025
Moderne Büroeinrichtung steigert Arbeitgeberattraktivität – plus: Die besten steuerlichen Vorteile für Unternehmen, die investieren wollen.
 Schreibtisch mit Stiften, Notizbuch, Locher und Kaffeetasse in Arbeitsumgebung
von t.ullmann 26. Juni 2025
Warum Unternehmen besser mit einem zentralen Büroversorger arbeiten – statt fünf Lieferanten zu managen. Jetzt 5 Vorteile im Überblick lesen & Checkliste runterladen
Akkustik Lösung im Büro
von t.ullmann 17. Juni 2025
Entdecken Sie, wie Akustikelemente im Büro Ihre Produktivität steigern und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter verbessern. Erfahren Sie mehr über innovative Lösungen für eine bessere Büroakustik und gestalten Sie Ihre Arbeitsumgebung optimal!
Flexible Arbeitshaltung – ergonomisches Sitzen mit Entspannungselementen
von t.ullmann 5. Juni 2025
Warum du im Büro öfter die Haltung wechseln solltest
Im Büro Pause machen mit Kollegen
von t.ullmann 4. Juni 2025
Kaffee, Hygiene & Co. im Büro: Erfahre 5 smarte Tipps, wie dein Unternehmen Kosten spart und die Versorgung effizienter gestaltet.
Ventilator
von t.ullmann 2. Juni 2025
Wenn das Thermometer über 30 Grad klettert, wird das Büro schnell zur Sauna. Die Produktivität leidet, die Konzentration schmilzt dahin – und spätestens nach dem dritten Eiskaffee fragen sich alle: Wie soll man bei dieser Hitze eigentlich arbeiten? Wir zeigen dir, welche Produkte wirklich helfen – und welche einfachen Maßnahmen du sofort umsetzen kannst.
Back To school wir machen Schulstart einfach
von t.ullmann 2. Juni 2025
Entspannter Schulstart? Können wir! Jedes Jahr dasselbe Spiel: Schulmaterialien zusammensuchen, Bücher einbinden, den passenden Füller finden… Der Start ins neue Schuljahr bringt nicht nur Vorfreude, sondern oft auch Stress für Eltern, Lehrkräfte und Fördervereine. Wir bei WIEPA möchten das ändern – mit unserem Rundum-Service für einen easy S  chulstart:
Caritas Mainz Logo
von t.ullmann 7. Mai 2025
Herausforderung: Der Caritas stand vor der Herausforderung, einen transparenten und effizienten Beschaffungsprozess für alle ihre Einrichtungen zu implementieren. Ziel war es, den Einkauf für die verschiedenen Einrichtungen wie Sozialstationen, Schwangerenberatung, Jugendhilfe und Stadteilzentren zu vereinfachen, Kosten zu senken und gleichzeitig die Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu erhöhen.
Zwei Lamy Füller
von t.ullmann 30. April 2025
Der Übergang vom Bleistift zum Füller ist ein bedeutender Schritt im Schulalltag. Ein gut ausgewählter Schreiblernfüller unterstützt nicht nur die Entwicklung einer schönen Handschrift, sondern fördert auch die Freude am Schreiben. Hier erfahren Sie, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.