Diese Fehler machen KMU bei der digitalen Beschaffung – und wie du sie vermeidest

Unstrukturierte Bestellungen kosten mehr, als du denkst – wir zeigen dir, wie du es besser machst.

❌ Fehler 1: Mehrere Shops – statt eine zentrale Lösung

Viele KMU bestellen bei verschiedenen Anbietern – mal über Amazon, mal per Telefon, mal per Webshop. Das wirkt flexibel, führt aber zu:

• Chaos im Überblick
• fehlender Transparenz bei Preisen & Ausgaben
• unnötigem Zeitaufwand für Buchhaltung & Controlling

So geht’s besser:
Setze auf ein zentrales E-Procurement-System oder ein Plattformkonzept, bei dem du alles bei einem Anbieter bündeln kannst – inklusive Nutzerverwaltung, Freigabestufen und Kostenstellen.

❌ Fehler 2: Kein Prozess – jeder bestellt irgendwie

„Wenn was fehlt, bestellen wir halt.“ Klingt simpel, ist aber teuer. Ohne geregelte Bestellprozesse passiert Folgendes:

• Mitarbeitende bestellen doppelt oder am Bedarf vorbei
• es gibt keine Budgets oder Freigaben
• der Einkauf wird zur Black Box

Lösung:
Lege klare Rollen und Prozesse fest: Wer darf bestellen? In welchem Rahmen? Wer gibt frei? Ein digitales Freigabesystem spart nicht nur Zeit – sondern bringt auch Klarheit.

❌ Fehler 3: Excel-Listen & Papierformulare – statt digitaler Workflows

Viele Unternehmen dokumentieren ihren Bedarf manuell. Das ist fehleranfällig, langsam und schlicht nicht mehr zeitgemäß.

Besser:
Nutze digitale Warenkörbe, Vorlagen und ein Bestellarchiv. Das spart Zeit, verhindert Fehler und macht jede Beschaffung nachvollziehbar.

💡 Tipp aus der Praxis: Viele unserer Kunden nutzen unser Bestellsystem mit individuellen Nutzerprofilen und gespeicherten Einkaufslisten – komplett ohne zusätzliche Software.

❌ Fehler 4: Preisvergleich ohne Service-Vergleich

Der günstigste Preis ist nicht immer die beste Lösung. Viele KMU vergleichen nur Produktpreise – nicht aber:

• Lieferzeiten
• Zahlungsbedingungen
• Reklamationsabläufe
• persönlichen Service

Unser Rat:
Achte auf Gesamtwirtschaftlichkeit. Ein Partner, der schnell liefert, telefonisch erreichbar ist und Rückgaben unkompliziert abwickelt, spart dir am Ende mehr als 3 € beim Locher.

❌ Fehler 5: Keine Analyse – kein Überblick

Wer nicht auswertet, weiß nicht, wo er sparen kann. Ohne digitale Auswertung fehlt die Transparenz über:

• Verbrauchsmengen
• Top-Artikel
• Budgetüberschreitungen
• unnötige Ausgaben

Lösung:
Nutze ein Tool, das dir regelmäßig Reportings liefert – am besten inklusive Kostenstellen und Zeitverläufen

Fazit:

Die digitale Beschaffung muss kein Großprojekt sein – aber ein Umdenken. Wer typische Fehler vermeidet und auf strukturierte Prozesse setzt, spart Zeit, Geld und Nerven.

Checkliste: Ist deine Beschaffung bereit für die Digitalisierung?
[ ] Zentrale Bestellplattform
[ ] Freigabeprozesse definiert
[ ] Auswertungen möglich
[ ] Wiederbestellungen mit einem Klick
[ ] Ansprechpartner bei Rückfragen

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Wir zeigen dir, wie du Schritt für Schritt digitalisieren kannst – einfach, skalierbar, ohne großen IT-Aufwand.